Como diminuir a burocracia nas escolas?

Uma das grandes reclamações dos brasileiros é a burocracia que precisamos enfrentar no país para fazer qualquer tipo de coisa. Você já passou por isso e sabe do que estou falando. É a ida ao cartório para uma assinatura, a fila do banco, os processos que exigem a sua presença física para serem concluídos, a dificuldade para abrir uma empresa (fechar é pior ainda!)… Essas são apenas algumas das muitas atividades que levam tempo para serem concluídas no Brasil.

Todos esses trâmites dificultam o desenvolvimento de um negócio no Brasil. Um estudo realizado pelo Banco Mundial demonstrou que o empresário brasileiro gasta uma média de 1.958 horas por ano lidando com processos. Isso coloca o país na posição 125 do ranking de locais que fomentam o desenvolvimento de negócios (até a Argentina e o Paraguai estão na nossa frente).

Quem mais sai prejudicado nessa história são os donos das PMEs. A sua escola de cursos livres provavelmente se encaixa nesse grupo e portanto vai ter que lidar com a burocracia. De acordo com um outro estudo, realizado pela Sage com a consultoria Plum, as PMEs gastam cerca de 135 dias por ano apenas com esses trâmites. Os que mais tomam o tempo dos empresários são questões relacionadas a contabilidade (21%), emissão de notas fiscais (15%) e recursos humanos (12%).

A gente sabe que eliminar completamente a burocracia no Brasil é tarefa impossível. São muitas camadas burocráticas que levariam anos para desaparecer. Porém, entendemos que algumas pequenas mudanças na organização da sua escola podem reduzir consideravelmente o tempo e o dinheiro investidos em processos.

Como a burocracia afeta a sua escola

Muitas escolas — sejam elas de cursos livres ou do modelo tradicional de ensino — contam com burocracias. Os processos de matrícula exigem documentos específicos, emissão de notas fiscais, acompanhamento se o aluno realizou os pagamentos e também emitir reembolsos. É claro que tudo isso toma tempo.

Muitos alunos inclusive, classificam essa etapa como "se pra me atenderem está assim, imagina o restante da jornada o que será necessário enfrentar". Então, logo na largada, é necessário muito esforço e intervenção humana, deixando uma primeira impressão a desejar :(

Esse tempo gasto com processos não agrega valor à escola. Cada vez que você perde o seu tempo emitindo notas fiscais e encaminhando boletos de pagamento para os alunos, por exemplo, deixa de se dedicar a algo que realmente importa. Em vez de gastar a sua energia com burocracias, foque na criação de cursos de qualidade, em novas estratégias de relacionamento com alunos, na melhoria do ensino, etc.

Não é a toa, infelizmente, que existem em algumas escolas, mais andares administrativos do que salas de aula :/

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Mas então como diminuir a burocracia nas escolas?

A realidade é que alguma burocracia sempre vai existir. Você sempre vai precisar manter a sua contabilidade em ordem, por exemplo. Porém, a sua escola pode contar com o apoio de ferramentas de gestão que facilitam os processos e tiram a esse peso das suas costas.

Lembro-me, como se fosse hoje, quando o responsável pela TI de uma escola me perguntou o que ele faria com os sistemas deles que não tinham integração API. Durante 10 anos eles construíram uma "malha" (leia-se colcha de retalhos), entre diversos sistemas para estruturar um fluxo top down (mil tipos de medo rsrsrs). Minha resposta rapidamente foi: Até quando você vai prejudicar o seu crescimento por conta de sistemas legados?

Hoje o pensamento (design), deve ser a partir do usuário, não mais da escola.
É como a experiência do aluno será a melhor, sem atritos. Não ao contrário!

Desde 2009, quando eu conheci os processos para mapeamento e construção para Desenho de Serviços, minha mente expandiu e eu consegui mudar meu mindset dentro da comunicação. Na época, era comum trabalhar o planejamento estratégico de comunicação, somente a partir de pesquisas e canais de comunicação disponíveis. Pouca disrupção, caminho de duas vias e data-driven para calibrar melhor a mira numa próxima oportunidade. Infelizmente, era o que tinha na época. Em 2014, quando eu tive a chance de mapear diversas escolas, e entender, através da pesquisa etnográfica em jornadas de Design Thinking, conhecer de perto todo o ciclo de vida do dado (informação) e, o ciclo de vida do aluno ;) - pincelar dentro desses highlights levantados quando passamos pelas áreas de COORDENAÇÃO, TI, MARKETING, OUVIDORIA, SECRETARIA, SALA DE AULA, BIBLIOTECA, ETC, para montar um MVP, ficou muito claro que tudo estava muito engessado e frio dentro da relação aluno + instituição.

Foi assim que desenhamos a EngagED - na época, um conjunto de ferramentas tecnológicas para marketing pensando em lead generation - hoje, um conjunto de interfaces e soluções de pagamento para o mercado educacional. Dentro desse espectro, conseguimos estruturar numa única solução tecnológica, os principais pilares de vendas, marketing e operações das escolas, para automatizar alguns processos: Fluxo da jornada de inscrições, emissão de notas fiscais, follow-up de alunos que não realizaram pagamentos, gestão de reembolsos e aquela cereja do bolo: o acompanhamento do aluno até o primeiro dia de aulas.

O polimento não para. Nossa ferramenta também se integra a diversos softwares, como as soluções da RD Station, Pipedrive, Pipefy, Facebook Pixel, Zapier entre outros, para melhor performance das estratégias de comunicação dos nossos clientes. Essas integrações diminuem a carga de trabalho das instituições e permitem que elas foquem no que realmente importa. Além disso, tudo isso garante que o futuro aluno não precise encarar a tradicional burocracia das inscrições em escolas.

Quando um estudante demonstra interesse nos seus cursos, ele precisa ter meios de realizar toda a inscrição, incluindo o pagamento, online. Nada de preencher formulários, esperar alguém lhe retornar com uma ligação para falar sobre preços ou pagamento, papéis impressos ou gerados manualmente, idas ao cartório, ou até, envio de documentos físicos. Estamos em 2019 \o/

A burocracia no Brasil ainda vai existir por muito tempo. Provavelmente, ainda vamos continuar numa posição baixa no ranking mundial. Porém, com alguns cuidados básicos você consegue reduzir os trâmites desnecessários dentro da sua escola. É bom para o seu aluno e é bom para o seu time como um todo, que vai focar a energia em criar cursos ainda mais incríveis.

Dalmir Ogliari
CEO - Chief Executive Officer

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