Organizar um evento é uma excelente forma de atingir o seu público-alvo. Apesar da grande quantidade de conteúdos disponíveis online, o encontro presencial ainda funciona como um bom canal para se relacionar com as pessoas.
Esse é o motivo pelo qual muitas empresas queiram criar ações offline para os seus clientes e potenciais alunos. Acontece que muita gente não faz ideia do trabalho que é desenvolver esse tipo de evento. São meses de muita dedicação a atenção aos detalhes, para garantir que todas as ações saiam da forma prevista e o evento cumpra com o seu objetivo.
A ideia desse texto é te passar um passo a passo ensinando como criar um evento de sucesso. Confira e bom trabalho na execução!
Como organizar um evento
Antes de começar a ler as nossas dicas, baixe este checklist, com uma lista completa de ações que você deve fazer antes, durante e depois do seu evento acontecer. Esse pdf vai te ajudar a planejar e executar melhor o seu encontro.
Feito isso, vamos detalhar tudo que você precisa fazer para criar um evento de sucesso:
1 - Definir os seus objetivos ✅
Por que você tem um projeto de evento? O que pretende ganhar realizando um encontro desse tipo? O primeiro passo para fazer um congresso, curso online ou qualquer tipo de palestra de motivação é definir os objetivos de se fazer uma ação como essas.
Os motivos podem ser variados: ganhar dinheiro, se aproximar do seu público-alvo, lançar um produto, aumentar o brand awareness da sua empresa. Ter isso claro te ajuda a guiar todas as ações que serão executadas no decorrer dos próximos meses ou semanas de organização do evento.
2 - Definir o público-alvo 👩👨
Quem é o público que vai consumir o seu evento? Cada tipo de cliente precisa contar com um formato diferente de produção. Um evento corporativo, por exemplo, pode precisar ser mais formal do que um workshop de beleza, ou então um curso online para jovens e assim por diante.
É apenas sabendo profundamente quem são os seus clientes, seus gostos e manias que você vai conseguir criar algo bem sucedido. Para definir o seu público-alvo, use ferramentas de criação de personas. Elas te ajudam a organizar informações como: idade, renda mensal, hábitos de consumo, etc.
3 - Definir os responsáveis pelas atividades 📌
Você vai contar com um time te dando assistência? Se sim, já defina o que cada um deles vai fazer no decorrer dos próximos meses. Procure criar um calendário semanal para que todos compartilhem a evolução do trabalho.
Mais próximo da data do evento essas conversas vão ter que acontecer com frequência, em geral diariamente.
4 - Delimitar um Budget 💵
Quanto dinheiro você está disposto a gastar no decorrer dos próximos meses? A sua ideia é captar patrocínio para esse evento, ou pretende lucrar apenas com as inscrições?
Com os seus objetivos e público-alvo definidos chegou a hora de se dedicar a uma parte extremamente importante da organização do evento: a definição de budget. Saber quem vai participar do evento é fundamental, pois assim fica mais fácil para saber o que esse encontro deve oferecer de estrutura, palestrantes, etc. Tenha em mente que tudo isso custa dinheiro e cada um dos gastos precisam entrar em uma planilha de custos.
5 - Pensar no branding do evento 💎
Um evento também é uma marca. Portanto, você deve se dedicar a criar o branding e posicionamento desse encontro. Como será o nome dessa atividade? Ela terá uma marca, ou você vai usar a identidade visual da sua empresa/escola? Qual é o estilo de comunicação que mais se relaciona com o seu público-alvo? Quais são os eventos parecidos com o que você pretende organizar e como diferenciar a sua comunicação da deles?
O ideal é que durante esse processo você conte com o apoio de um designer. Esse profissional vai te ajudar não apenas a criar a sua marca e realizar o branding, mas também a desenvolver as peças digitais, convites, flyers, etc. que devem fazer parte do seu evento.
6 - Escolher o local e a data 🏫
O próximo passo é escolher o local e a data para esse encontro. Antes de simplesmente escolher um dia no calendário, responda às seguintes questões:
- Existe algum feriado próximo da sua data planejada?
Algumas pessoas emendam os feriados. Se o seu evento cair entre essas datas, a chance do público deixar de ir é grande. Além disso, perto de datas como Carnaval ou Natal as pessoas gastam muito dinheiro e nem sempre estão dispostas pagar por inscrições em eventos.
- Alguma outra empresa/escola já está realizando um evento grande na sua cidade no mesmo dia?
Alguns shows, finais de jogo de futebol ou palestra de concorrentes podem fazer com que exista uma quebra de participação no seu evento. Cuidado com isso.
- A época escolhida para o evento é de chuva?
Se o evento for ao ar livre, chuva pode ser um problema. O mesmo vale para eventos gratuitos, que têm uma quebra maior de participação em dias chuvosos. Leve tudo isso em consideração antes de marcar a data definitiva!
- O seu participante estará livre no horário que você planeja começar o evento?
Se a sua ideia é atingir o público universitário, não vai conseguir a participação desejada se o encontro for no horário de aula, por exemplo.
- O trânsito da sua cidade é caótico?
Se a resposta for sim, opte por começar em um horário no qual as pessoas não vão se atrasar para chegar até o seu evento.
Com tudo isso respondido, reserve a data e o local. Assim que eles forem definidos, já procure saber se o ambiente precisa de algum tipo de alvará. Diversos eventos já foram barrados porque os organizadores não providenciaram esses documentos com antecedência. Já imaginou que problemão?!
7 - Desenhar o formato 📝
O público-alvo se interessa mais por workshops, palestras ou bate-papos? Quais são os melhores palestrantes do segmento para tratar do assunto? Comece a desenhar o formato do seu evento.
Aqui, já organize um rascunho de como seriam as dinâmicas do dia, como: que horas a primeira palestra começaria, em que momento aconteceria o intervalo, etc. Tudo isso vai mudar com o decorrer do tempo, mas esse "esqueleto" do dia te ajuda a visualizar o trabalho final com mais clareza.
8 - Criar um documento com o conceito 📁
Crie um documento com o conceito do evento. Nele, coloque esse rascunho de agenda do dia, bem como você imagina que o espaço ficará visualmente. Esse documento vai te ajudar a conseguir patrocínios, bem como convencer os palestrantes/instrutores, que a sua ação será legal.
9 - Selecionar palestrantes ⭐
Se a sua ideia é ofertar workshop ou fazer um congresso, comece a selecionar quem seriam os palestrantes. Tenha em mente que na maior parte dos casos são eles que vão chamar a atenção do público para o seu evento.
Por isso, é interessante que os palestrantes sejam referência na área abordada, bem como conhecidos pelos participantes. Só tome cuidado para não chamar uma pessoa que é famosa nas redes sociais, mas que não se expressa bem em público. Para evitar esse tipo de erro, procure assistir palestras anteriores dadas por ela (pode ser pela internet mesmo).
Ao entrar em contato com o potencial palestrante, encaminhe o seu documento com informações, para que ele possa ver se tem sintonia com a sua proposta.
Um ponto importante: muitos palestrantes cobram para falar e têm exigências específicas de como viajar (não ficam em hotéis com menos de cinco estrelas, só viajam de executiva e assim por diante). Já faça uma pesquisa inicial para ver se o seu prospect tem esse perfil ou não. Isso evita decepções futuras.
10 - Captar patrocínio 💰
Você já tem tudo que precisa para ver com clareza como o seu evento será. Esse apanhado de informações serve para captar patrocínio, se isso fizer sentido para o seu workshop/congresso.
A dica é que você comece esse contato com patrocinadores o quanto antes. O processo de aprovação de um patrocínio costuma ser demorado e muitas empresas têm datas específicas para assumir esses compromissos financeiros. Por exemplo: se você for conversar com uma empresa em março, ela provavelmente vai te dizer que o contato deveria ter sido feito em novembro, na época em que eles estavam fechando as previsões financeiras do ano seguinte.
Faça muita pesquisa antes de falar com patrocinadores, para garantir que o seu planejamento (de datas, meta financeira, etc) esteja de acordo com eles.
Ao falar com patrocinadores, você também precisa deixar claro o que eles vão ganhar em troca do dinheiro. Tenha em mente que, com a facilidade de se comunicar pela internet, eventos não são a única forma de um patrocinador entrar em contato com o seu público. Você precisa oferecer algo a mais do que simplesmente uma ativação de marca com algumas centenas de participantes.
11 - Fechar com os fornecedores 🤝
Quem são os profissionais fundamentais para que o seu evento saia como você planeja? Fornecedores bons costumam ser disputados. Por isso, é interessante que a sua equipe entre em contato com eles o quanto antes. Procure fechar as comidinhas do evento com antecedência, bem como o fotógrafo e equipe de vídeo.
12 - Criar a sua presença digital 💻
Mesmo que o seu evento seja offline, é fundamental criar uma boa presença digital. Atualmente, é assim que esse tipo de ação chega até o público-alvo desejado. Quando o interessado no seu congresso/ palestra te procurar na internet, ele precisa achar informações completas sobre o evento. Para isso, crie um bom site e tenha publicações constantes nas redes sociais.
Uma boa forma de criar uma página para o seu workshop é por meio da EngagED. Com essa ferramenta, especializada em inscrições para cursos e eventos educativos, você consegue criar uma landing page com foco em conversão. Nela, você também pode gerenciar todas as inscrições para o seu evento, de uma maneira simples e intuitiva. Para saber mais sobre a EngagED acesse este link.
13 - Caprichar na divulgação 📣
Como você está há bastante tempo trabalhando nesse evento, sabe que ele ficará sensacional. Porém, de nada adianta se dedicar se, no dia do encontro, poucas pessoas comparecerem. Para garantir o sucesso de audiência da sua palestra/ workshop, capriche na divulgação. Você pode fazer anúncios nas redes sociais, parceria com influenciadores da área, estratégias offline. O importante é atingir todos os canais acessados pelas suas personas.
📆 Um dia antes do evento
O grande dia está quase chegando! Para garantir que tudo dê certo, preste atenção nos seguintes detalhes:
- confirme se está tudo ok com o coffee break
- veja se todos os materiais necessários estão disponíveis (inclusive a lista de presença)
- repasse as funções de cada integrante do time
- crie um grupo de Whatsapp ou Slack para se comunicar com o time durante o evento
- confirme o horário e local do encontro com todos os palestrantes
📆 No dia do evento
Vá para o local do seu evento com horas de antecedência, para acompanhar os preparativos. Além disso, faça uma teste de som e garanta que o projetor esteja funcionando adequadamente.
Conforme o horário de início se aproxima, os seus palestrantes vão chegar. Faça de tudo para recebê-los bem e dar a atenção necessária. O mesmo serve para os participantes. Lembre-se que eles são os seus convidados e querem ser bem recebidos!
Por fim, curta o momento! Você provavelmente vai ter que acompanhar com atenção todos os detalhes, mas não esqueça de aproveitar o resultado de tudo que você criou nos últimos meses.
📆 Um dia após o evento
Você passou muito tempo organizando esse evento, e o dia anterior foi cansativo. Por isso, aproveite hoje para descansar e curtir a sensação de um trabalho concluído. Amanhã dê continuidade às atividades relacionadas ao pós-evento.
📆 Dois dias após o evento
Você já descansou e agora é a hora de saber o que o público achou do seu workshop/ palestra/ congresso. Para isso, encaminhe uma pesquisa de satisfação por e-mail para todos os participantes.
Se o seu evento conta com certificado, já aproveite para enviar esse pdf para os participantes. Mesmo que o evento já tenha passado, é interessante que você compartilhe nas suas redes sociais o resultado final dessa ação. Quem participou do encontro fica ansioso para ver as fotos profissionais. Já quem não compareceu vai poder ver como o workshop/ congresso foi legal e ficará atento para as próximas edições.
📆 Na semana seguinte ao seu evento
O evento já passou, mas o seu trabalho ainda não acabou. Para finalizar tudo com chave de ouro, organize um documento com todos os insights e feedbacks compartilhados pelos participantes.
Ter um arquivo com essas informações permite que, no seu próximo evento organizado, você repita ações que foram bem sucedidas e não cometa possíveis erros. Isso também garante que se outra pessoa assumir, ela já tenha uma base de como organizar um evento, para que as ações possam continuar parecidas com o que já foi realizado anteriormente.
Sabendo como organizar um evento, as suas chances de sucesso aumentam consideravelmente. Esperamos que você tenha um bom trabalho, e conte com a gente para tudo que pudermos te ajudar durante a fase de inscrições e matrículas do seu encontro. Para isso, é só se inscrever na nossa plataforma e falar com o nosso time.
